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沒時間「好好聽部屬說話」 我是個失職的主管嗎?

伊庭正康 2020年10月06日 07:00:00
(2013 © Pioneer Library System , PLS Board Meeting @ Flickr, CC BY-SA 2.0.)

(2013 © Pioneer Library System , PLS Board Meeting @ Flickr, CC BY-SA 2.0.)

每個主管都知道,必須好好聽部屬說話。但說實話,自己的工作都忙不過來了,根本沒有多餘的時間。連這麼基本的事也做不到,我算是失職的主管嗎?

 

我是不是能力不足?我夠資格當主管嗎?沒時間好好聽部屬說話,與你的能力無關。說起來,這是因為主管要做的事變多了。

 

根據二〇一七年十一月產業能率大學發表的「上市公司課長實務調查」,約有六成左右的主管表示:與三年前相比,工作量大幅增加了。既要擔負第一線的工作,又要管理其他員工,讓人喘不過氣。

 

調查顯示,有六成左右的主管認為,因為自己的工作真的太忙,根本無暇顧及管理。由此可知,你並不孤單。在我的企業培訓課程上,許多主管看起來都忙翻了。一到休息時間,他們會立刻打開電腦回覆郵件;即使仍在上課,也有一些人因為擔心錯過訊息,忍不住頻頻查看手機。

 

詢問之下,他們都異口同聲表示:「不知道為什麼會這樣,就是覺得時間很緊迫⋯⋯」

 

事實上,公司加強風險管理、朝向多元化體系轉變是必然的。想當然耳,報告的數量與報告的頻率都會增加。換句話說,你無法單憑一己之力完成所有的工作。

 

 

想要仔細聽部屬說話,只有加班才辦得到?

 

當然了,每個主管都希望能夠仔細聆聽部屬說話。不過,一旦這麼做,自己的時間就會變少。難道沒有兩全其美的方法嗎?

 

在前文提到的調查中,有九十九・二%的課長實際擔負第一線的工作,而約莫半數的人(四十五・一%)所承擔的第一線工作,占了自己所有工作量的二分之一以上。

 

也就是說,主管們每天只有四到五個小時能花在個人的工作上。如果要再分出更多時間,一天下來就只剩下短短的兩到三個小時了。這麼一來,很多事不得不加班處理,然而在加班規定越來越嚴格的情況下,這個方法也行不通。

 

在這種情況下,當然沒有時間跟部屬好好談話。

 

 

只要改變「著力點」,就能看見解決的線索

 

因此,我們必須改變「著力點」。

 

以前我也曾經為了這類問題感到煩惱,直到發現不同的「著力點」,終於找到解決難題的線索—唯一的方法並非追求「如何快速工作」,而是要思考「如何交辦工作」。

 

舉例來說,確認每日營業額的工作,能不能交給「你的軍師」?每天工作進度檢查的事項,能不能交給「相關負責人」?同理,新進員工的教育訓練,能不能交給「其他部門的人」或「你的部屬」呢?依此類推,將任務分派出去,大家分工合作。

 

不過,或許有些人會這麼想:「交辦工作給部屬,可能會造成他們的負擔⋯⋯」事實並非如此。我在企業培訓課程中,經常聽到部屬們不滿地說:「真希望主管能再多信任我一些!」「明明有很多事要靠團隊才能完成!」

 

由此可見,身為主管的你,應該多多依賴部屬和同事。如果你認為部門裡「真的沒有一個能夠放心的人」,那麼你只有一個選擇:培育人才,建立合作體系。

 

當責主管這樣做:在工作量持續增加的情況下,學會「交辦工作」是主管們不可或缺的能力。

 

 

*本文摘自《 當責主管就是要做這些事!交辦用錯力,當然事倍功半!讓部屬自動自發、服你、挺你的下指令訣竅 》,方舟文化 出版。

 

 

【作者簡介】
 

伊庭正康
 

現任 RASISA LAB 企業培訓課程公司執行長。

1969 年生於京都。1991 年進入瑞可利人力資源集團(Recruit Holdings),歷任許多重要職務,包括業務主管、經理、部長、旗下集團公司 FROM A CAREER 代表董事。2011 年成立企業培訓課程公司 RASISA LAB。
 

 

【譯者簡介】


陳畊利
 

臺北大學經濟學系畢業;東吳大學日文所學程修畢。曾旅居日本及加拿大數年,現為自由譯者。喜歡用日文交朋友,悠遊在日文浩瀚的世界。

 

 

 

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關鍵字: 職場 主管 管理 書摘



 

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